Подготовка служебных документов

При составлении нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведении реестров для регистрации нотариальных действий а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, в настоящее время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2), опять-таки с учетом имеющихся изменений в действующем гражданском и семейном законодательстве. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

Наименование вида документа должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

– документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

– наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

– при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном;

– почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца – прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например «Нотариус (подпись) Н.А. Сергеев».

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

Смотрите также

Заключение
Читатель этой книги имел возможность познакомиться с основными проблемами внешней политики и дипломатии в их историческом развитии и рассмотреть основы дипломатической службы главных типов государ ...

Отчетность организации
Отчетность представляет собой совокупность показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период. Отчетность включает таблицы, которые составляют по данным бу ...

Административное право
Управление обществом, обеспечение общественной дисциплины и правопорядка осуществляется с помощь активных способов целенаправленного воздействия на сознание и поведение людей, в качестве эт ...